Digitalisierung Management Systeme in SharePoint®
Aufbau Ihres Management Systems digital auf Basis von Microsoft SharePoint®
Dokumente intelligent über Metadaten steuern und managen
München . Stuttgart . Köln . Hamburg . Berlin . Leipzig . Frankfurt
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Die Geschäftsprozesse der Zukunft sind digital. Die Zugriffe werden visuell und intuitiv geführt. Freigaberoutinen finden automatisiert statt. Plausibilitätsprüfungen sind über Workflows adressiert. Papier wird vermieden. Die Umwelt wird geschont.
Wir bauen Ihr Management System digital auf Basis von Microsoft SharePoint® auf. Hierzu statten wir Ihre Unternehmensdaten und -dateien mit Metadaten aus.
Diese Metadaten sind einzeln definierbare Eigenschaften zu jeder Ihrer Dateien. Sie können einem Dokument Eigenschaften mitgeben, die es näher spezifizieren, wie z.B. Standortzugehörigkeiten, Dokumententypen, Abteilungen, Rechtegruppen, Erstellern, Revisionierungen, Erstelldaten u.v.m.
Basierend auf den Dokumenten-Eigenschaften können Ihre Dokumente durch Ihre Mitarbeiter dann einfacher gefunden werden. So sehen Ihre Mitarbeiter dann im Speziellen diejenigen Dokumente, die auch für sie gedacht sind und alle anderen nicht.
Dies hilft allen Mitarbeitern enorm, den Überblick über die Dokumentenvielfalt zu bewahren. Es wirkt motivierend, da gezielt diejenigen Dokumente dem Mitarbeiter angeboten werden, die zum jeweilgen Prozessschritt gehören.
In einer digitalen Welt gehört dem digitalen Management System die Zukunft.
Das können Sie von uns erwarten:
Digitialisierung mit Microsoft SharePoint®
Remote Projektarbeit via Microsoft Teams®
Ausgebildete Microsoft SharePoint® Experten
Schneller
Projektstart
Diese Kunden durften wir von unserer Beratungsleistung schon überzeugen
So digitalisieren wir Ihr Management System mit Microsoft SharePoint®
Bei der Neueinführung oder Überarbeitung eines digitalen Management Systems auf Basis Microsoft SharePoint®, beschäftigen wir uns mit der Identifikation, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung Ihrer vorhandenen Management Dateien und Prozesse.
Es werden Mitarbeiter- und Berechtigungsgruppen definiert, die mit den etablierten Verantwortlichkeiten und Rollen in der bisherigen Organisation zusammenspielen müssen.
Des Weiteren werden Metadaten zu allen vorhandenen und neuen Management Dokumentationen festgelegt, die eine automatisierte Adressierung der Dateien an Ihre Mitarbeiter sicherstellt.
1. Projektdefinition und Lastenheft
- Definition, ob Microsoft Office365 SharePoint® Online oder Microsoft SharePoint® On-Premise-Solution
- Festlegung des Projektteams, bestehend aus Kunden- und QAS-Company AG Mitarbeitern
- Erarbeitung eines kundenindividuellen Microsoft SharePoint® Lastenheftes auf Basis der Kundenzielvorstellung im Rahmen eines Digitalisierungs-Workshops
- Bereitstellung der Basis Microsoft SharePoint® Systemlandschaft für das Digitalisierungsprojekt:
- Teamwebsite
- Vorgabe-Dokumentenbibliothek.
- Nachweis-Dokumentenbibliothek
- Aufgabenliste zum Maßnahmenmanagement im Digitalisierungs-Projekt
2. Dokumentationsrichtlinien
- Identifikation der Vorgabedokumente, die im Microsoft SharePoint® abgelegt werden sollen, z.B. Systemdokumente, Prozesse, Handbuch, Arbeitsanweisungen, Formulare, Vorlagen, Checklisten, etc.
- Festlegung der Nachweisdokumente, die im Microsoft SharePoint® abgelegt werden sollen, z.B. Mess- und Prüfberichte, Auditberichte, Management Bewertungen, Lieferantebewertungen, Kundenzufriedenheitsanalysen, etc.
- Abgrenzung derjenigen Dokumente, die nicht im Microsoft SharePoint® erfasst werden sollen, sondern in anderen Systemen, wie z.B. CAQ- oder ERP-Systemen
- Bereitstellung der Prozessvisualisierung in viflow®, welche auf die in Microsoft SharePoint® abgelegten Dokumentationen zugreift
3. Erarbeitung der Metadaten
- Erarbeitung der inhaltlichen Auswahlsystematik für Metadaten: Ein, durch die QAS-Company AG moderierter Workshop, zur Erarbeitung der Metadaten für die Vorgabe-Dokumentenbibliothek und die Nachweis-Dokumentenbibliothek, auf Basis des erarbeiteten Lastenheftes.
- Erarbeitung der technischen Auswahlsystematik für Metadaten:
- Eine oder mehrere Textzeilen
- Auswahlmenü mit Einfach- oder Mehrfachauswahl
- Zahl, Währung, Datum oder Uhrzeit
- Nachschlagen in eine andere Bibliothek
- Ja oder Nein Kontrollkästchen
- Person oder Gruppe
- Hyperlink oder Bild
- Berechnete Werte
4. Roll-out Ihres digitalen Management Systems
- Finalisierung der Microsoft SharePoint® Team-Website
- Finalisierung der Microsoft SharePoint® Vorgabe-Dokumentenbibliothek
- Finalisierung der Microsoft SharePoint® Nachweis-Dokumentenbibliothek
- Umsetzung des Berechtigungskonzepts
- Installation aller Auswahlsystematiken für Metadaten
- Aktivierung der Dokumentenfreigabe Workflows
- Einpflege der Daten und Metadaten-Verschlagwortung
- Vernetzung der Microsoft SharePoint® Dateien mit dem Prozessmodell viflow® (optional)
- Schulung aller Projektbeteiligten und Mitarbeiter in der Anwendung
Sie benötigen Unterstützung bei der Digitalisierung Ihres Managementsystems?
Gerne erstellen wir Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Typische Kundennutzen bei digitalisierten Microsoft SharePoint® Management Systemen
Integriert
Microsoft SharePoint® online ist integraler Bestandteil der Microsoft Office365 und somit vollständig vernetzt mit allen anderen zur Verfügung stehenden Apps der Microsoft Office365 Familie. Daten teilen via Microsoft Onedrive® oder Remote Meetings via Microsoft Teams®? Kein Problem!
Zukunftsfähig
Microsoft Office365 als integriertes und cloudbasiertes Betriebssystem ist perfekt gewappnet für die Herausforderungen der Zukunft. Ideal erreichar weltweit. Mehrfaktor Authentifizierung und Sicherheitsabfragen standardisiert. Keine lokalen Installationen mehr notwendig.
Transparent
Jeder Mitarbeiter hat seinen ganz speziellen Blick auf seine Daten. Die Kunst ist es, dabei für jeden Mitarbeiter diejenigen Daten zusammenzustellen, die er sehen muss. Alle anderen Daten darf er im Umkehrschluss nicht sehen. Microsoft SharePoint® kann über Metadaten und Ansichten so konfiguriert werden, dass dies erreicht werden kann.
Strukturiert
Verschlagwortung der Dateien Ihres Management Systems über Metadaten. Die Metadaten spiegeln sowohl die Aufbauorganisation als auch die Ablauforganisation wieder. Des Weiteren sind in den Metadaten Berechtigungslogiken hinterlegt, die je nach Rechtegruppe für Sichtbarkeit oder Vorborgenheit von Daten sorgen.
Visualisiert
Microsoft SharePoint® Management Systeme sind browserbasiert darstellbar über verschiedene Ansichten. Diese Ansichten sind, je nach definierten Metadaten, frei konfigurierbar. Metadaten sind z.B. Land, Standort, Thema, Abteilung, Rechtegruppe, Ersteller, Revisionierung, Datum, u.v.m.
Professionell
Unsere Microsoft SharePoint® Profis sind gleichzeitig voll ausgebildete QM-Audtitoren, QM-Berater und Prozessexperten. Sie sind in der Lage, die Anforderungen von Kunden und Normen in Microsoft SharePoint® Metadaten zu übersetzen - Dies macht den Unterschied für Sie als Kunde.